Основные документы при управлении web-проектами

Очередной материал с нашей внутренней серии обучающих семинаров. На этот раз мы говорим о документальном сопровождении web-проектов: какие документы должны быть и зачем они нужны. Приятного прочтения.

Документация проекта — это набор документов, описывающих проект и регламентирующих деятельность в рамках проекта. Плохо продуманные проекты редко бывают успешными. Поэтому документальное сопровождение проекта необходимо на всех этапах разработки.

Итак, более подробно о видах документации и документах.

Документация бывает:

предпроектная;
финансовая;
проектная;
внутренняя.
Раскроем каждый тип документации более подробно.

Предпроектная документация

Предпроектная документация нужна как точка опоры: на нее ссылаются при принятии решений.
Основная задача предпроектной документации — внести ясность. Ответить на вопрос: «Что, для кого и каким образом нужно делать?» и получить данные, необходимые для ответа на вопрос «А стоит ли это вообще делать?»
Удачная предпроектная документация служит основой для написания функциональных требований, технического задания, пользовательской документации, стратегического плана, пресс-релизов; а также для согласования деталей проекта со смежными подразделениями и руководством.
Данный этап позволяет с высокой точностью оценить затраты на разработку основного и дополнительного функционала, составить бюджет проекта.
Хорошая предпроектная документация включает:

коммерческое предложение;
бриф (краткая письменная форма согласительного порядка между сторонами, в которой прописываются основные параметры проекта);
предварительное техническое задание, определение объема проекта;
календарный план (фиксация промежуточных этапов разработки временных рамок);
калькуляция затрат (любая работа учитывается в смете проекта);
список материалов (список материалов необходимо предоставить заказчику до начала работы над проектом).

Финансовая документация

Финансовая документация необходима для подтверждения выполняемых работ и расчетов по ним.
В список документов по финансовой отчетности входят:

договор (определяет условия взаимоотношений, порядок расчетов, стоимость разработки и пр. условия взаимодействия сторон);
приложения к договору;
дополнительные соглашения (они необходимы для увеличения стоимости и срока работы над проектом);
счета (оплата счета — основание для работы, срок жизни счета указывается в договоре);
акты (акт меняет работу на деньги и подтверждает завершение этапа проекта);
протоколы согласования (необходимый промежуточный документ для формализации отношений).

Проектная документация

Проектная документация представляет собой набор документов, необходимых для того чтобы проект был выполнен качественно, в срок и не требовал перерасходов.
Составные части проектной документации:

прототип (необходимый этап разработки, сокращающий срок разработки в целом, формализующий отношения);
техническое задание;
согласованные эскизы, каркасы, письма, переговоры, протоколы,
и т.п.

Прочие документальные подтверждения не заменяют собой акты и протоколы согласования.
Документальное подтверждение завершения работ оформляется только в форме акта приемки-сдачи.

Внутренняя документация

Внутренняя документация состоит из должностных инструкций, приказов и решений, а также правил, положений и иных документов, которые регламентируют взаимосвязи между разработчиками проекта.
Наш опыт работы в сфере создания веб-проектов дает возможность заказчику быть уверенным в положительном результате и выполнении поставленной задачи в оптимальные сроки с четким документальным сопровождением.
Автор: Илья, Руководитель интернет-проектов

Еще публикации
из мира маркетинга

УЧИМ САМОСТОЯТЕЛЬНО УПРАВЛЯТЬ ПРОЕКТОМ